Juntas Directivas en tiempos de pandemia

Por: Eric Duport Jaramillo

La llegada inesperada del covid-19 tomó por sorpresa desde los países más desarrollados del mundo hasta los más pequeños empresarios de nuestro país. Ni el más concienzudo mapa de riesgos de una empresa hubiera podido prever la aparición del coronavirus, ni mucho menos las acciones a tomar, ni las consecuencias inmediatas de una situación de estas características.

Sin embargo, hoy, desde el aislamiento preventivo, las juntas directivas y los consejos asesores, juegan un papel clave en la toma de decisiones estratégicas y de control que ayudan a mitigar el impacto de la crisis, prevenir los riesgos sobre decisiones inmediatistas y desarrollar nuevas capacidades sobre la base de la innovación y la resiliencia.

Aspectos de forma:

El covid-19 está permitiendo que muchas personas rompan el paradigma de que las reuniones deben ser presenciales. La obligatoriedad de quedarse en casa, ha demostrado que las juntas pueden desarrollarse de manera virtual a través de diferentes aplicaciones que conectan perfectamente a todos los miembros, así como a compartir sus pantallas y grabar la totalidad de la sesión.

El hecho de ser virtual, no le resta formalidad a la reunión; de ahí la importancia de tener las cámaras de los computadores encendidas durante la junta, puesto que el lenguaje corporal, en una reunión, juega un papel fundamental para su correcto desarrollo, así no estemos en la misma sala física. Dicho lo anterior, la apariencia de los participantes exige un mínimo de arreglo que supone el respeto que merecen los demás participantes de una reunión de gran importancia en la vida de una organización.

Quienes hemos participado por estos días en juntas directivas, hemos evidenciado que las mismas se desarrollan de manera más eficiente, no solo por un manejo del tiempo más juicioso en cada uno de los temas de la reunión, sino porque los distractores habituales generan menor perturbación (celulares, refrigerios, miembros parándose de su asiento, etc…), por la posibilidad de interrumpir los micrófonos, apagar temporalmente las cámaras e incluso, para pedir la palabra “levantando la mano” virtualmente.

La obligación de recibir con anticipación los informes de junta de manera virtual, ha exigido que los más reacios a la tecnología, cambien el papel por los pixeles. Durante las reuniones, la información compartida por la administración nos exige verla en nuestra pantalla, permitiéndonos lograr mejores estándares de concentración, que los que se obtienen en una sala de reuniones llena de distractores.

En la medida de lo posible, durante el tiempo que dure el aislamiento obligatorio y algunos meses adicionales, las juntas deberán reunirse con una mayor frecuencia, hacer seguimiento de las decisiones del gobierno y de la información de los mercados, los clientes y los proveedores. Se recomienda entonces realizar reuniones semanales o quincenales y puntuales para tomarle el pulso a la salud de la empresa y tomar decisiones de corto y mediano plazo.

Los miembros de junta deben ser consecuentes con la situación financiera de la empresa, si es que esta está afectada por la crisis, y renunciar o disminuir temporalmente sus honorarios hasta que tenga la capacidad de reconocerlos. Un miembro de junta se solidariza con la empresa y su compromiso se ve más claramente en estos momentos de dificultad.

Aspectos de fondo:

El enfoque en asuntos sustantivos se vuelve la regla general. Las decisiones que se tomen en este momento buscarán disminuir el impacto que está generando el confinamiento, así como las medidas tomadas por el gobierno nacional. Nunca antes las juntas habían tomado tan en serio su rol en la empresa, teniendo en cuenta que la inmediatez, la sensatez y la prudencia son los mejores aliados de las decisiones.

Este es un momento muy importante para determinar los niveles de riesgo con los que se toman las decisiones. Acompañados de una buena asesoría jurídica, la junta directiva debe velar por el cumplimiento de la normatividad existente, flexibilizando sus posturas y buscando la sostenibilidad de la empresa, revisando sus obligaciones contractuales, laborales y tributarias, teniendo en cuenta que de nada sirve garantizar la supervivencia de la empresa, si no se actúa con solidaridad y empatía con los grupos de interés (equilibrio entre empleo, sostenibilidad, dividendos, endeudamiento y otros). No podemos olvidar que los miembros de junta han sido designados por los accionistas para dirigir de la mejor forma posible sus intereses, pero también es importante recordar que, como administradores, responden con su propio patrimonio por los perjuicios, que, con culpa o dolo, le generen a los accionistas, a la empresa y a terceros.

Tener en cuenta que la liquidez es una prioridad que debe estar por encima de utilidad; o la empresa se verá en serias dificultades en el mediano plazo.

Es el mejor momento para repensar el futuro, la posición de la empresa, de los productos y servicios cuando todo esto pase. Las grandes innovaciones han nacido en momentos de dificultad, por lo tanto, el liderazgo desde la junta debe influenciar al resto de la organización, entendiendo, en contraste, que la angustia y las emociones están a flor de piel entre el grupo de colaboradores.

Es una lástima que la gran mayoría de los empresarios hoy en día no cuenten con una junta directiva o un consejo asesor profesional. Es en estos momentos cuando el valor de la junta directiva se percibe más claramente, entendiendo que la deliberación colectiva, la suma de experiencias y las decisiones consensuadas pueden ayudar a ganar tiempo, tomar mejores decisiones y salir menos golpeados o más fortalecidos de escenarios como esta pandemia global.

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