Por Eric Duport Jaramillo
Hace algunos años, la construcción del protocolo de familia se le encargaba al abogado de confianza de la familia empresaria, el cual tenía acceso a cierta información sobre la empresa y conocía algunas circunstancias sobre las relaciones entre los familiares. Pasadas un par de semanas, el abogado, luego de consultar con el fundador de la empresa los asuntos críticos, socializaba el documento con los miembros de la familia quienes opinaban someramente sobre su contenido. Este “acuerdo familiar”, terminaba siendo una imposición por parte del padre o madre fundador de la empresa, que lograba poco éxito desde el punto de vista del compromiso moral de sus firmantes. El momento de la firma del protocolo, por lo tanto, no era percibido como un momento especial para la familia.
Los tiempos han cambiado y la construcción del protocolo de familia ha evolucionado de tal forma que lo más importante es el proceso mismo de reflexión profunda en el cual participan los miembros de la familia que se comprometen con cada una de las reglas que se incluyen en el documento formal, las cuales son analizadas y discutidas, una a una, hasta lograrse los consensos entre los participantes.
El proceso debe iniciar con una reflexión sobre la familia misma, por medio de la cual se definen aspectos estratégicos del sistema familiar, identificando sus fortalezas como grupo, pero también sus amenazas presentes y futuras, que puedan tener un impacto en la familia o en la empresa. Un ejemplo de amenaza puede ser la poca descendencia de la familia, por lo que se deben generar reflexiones sobre la propiedad y la forma de gobierno en un futuro de la organización. Para otros, este hecho podrá ser identificado como una ventaja, pues concentra a futuro el poder sobre la empresa evitando el conflicto que generalmente se presenta cuando son varias las ramas familiares propietarias. Así pues, antes de definir las reglas de juego, se debe tener un panorama claro sobre lo que representa el sistema familiar hoy y sobre lo que quieren sea en el futuro.
En este mismo ejercicio, la definición de los valores familiares juega un papel importante, puesto que estos deben reflejar los aspectos más profundos de la familia, que son transmitidos de generación en generación, pero que pocas veces se toma el tiempo para ponerlos por escrito. José Luís Simões, Presidente Grupo Simões dijo “los valores son como el viento, no se ven pero se sienten”, motivo para reflexionar sobre ellos, definir lo que para los miembros de la familia significan y dejarlos consignados para las futuras generaciones.
Esta primera etapa del proceso en la cual se acuerdan las definiciones estratégicas familiares, como se puede apreciar, no tiene absolutamente nada de contenido legal. Si no se dejan claros estos pilares familiares, difícilmente se logrará un compromiso de los miembros para la construcción armónica de las reglas que regirán las relaciones de sus miembros entre ellos, con la familia y con la empresa familiar. Es por esto que esta es una etapa crucial para el éxito del proceso de construcción del protocolo de familia, que abona el terreno para las siguientes etapas.
Una vez concluido el documento formal, llega el momento de su firma por todos los miembros que participaron activamente en su construcción. Este no es un momento cualquiera, puesto que, a partir de su suscripción, sus integrantes inician una nueva etapa de relacionamiento, definida por unos valores que guiarán sus actuaciones y decisiones que les permitan alcanzar los objetivos propuestos como miembros del sistema de la empresa familiar.
Este momento no puede ser un acto improvisado; debe se planeado con esmero para lograr que permanezca en la memoria de quienes participaron en lo que debe ser considerado como un hecho trascendental en la vida familiar.
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