Obligaciones empresariales 2023

Por: Equipo de Duport Abogados

A continuación se presentan algunas obligaciones que deberán cumplir las sociedades y personas naturales comerciantes durante el año 2023. Este escrito no constituye una guía o asesoría jurídica, por lo que cada persona o ente empresarial deberá determinar su situación jurídica y económica particular.

1. Renovación Matricula Mercantil

El artículo 33 del Código de Comercio establece como obligación de todo comerciante (persona natural o jurídica), renovar su matrícula mercantil y la de sus establecimientos de comercio dentro de los tres primeros meses de cada año. Cabe aclarar que la no renovación dentro del plazo legal podrá dar como resultado la imposición de sanciones pecuniarias.

2. Asamblea General, Declaración de Renta y Declaración de Industria y Comercio (ICA)

2.1. Reunión Ordinaria de la Asamblea General

Las Sociedades Comerciales y las Entidades Sin Ánimo de Lucro deberán realizar por lo menos una vez al año la respectiva asamblea general ordinaria de conformidad con lo establecido en los estatutos o en ausencia de dicha estipulación deberán realizarla en los primeros tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social, en la cual se revisará la situación de la sociedad, se designarán representantes legales, juntas directivas, revisor fiscal y demás que requieran nombramiento, tomarán las directrices económicas necesarias, aprobarán las cuentas y el balance general del último ejercicio, entre otros aspectos.

2.2. Declaración de Renta Personas Jurídicas

El Decreto 2487 de 2022 estableció las fechas límites para la presentación de la declaración de renta de Personas Jurídicas, que no sean grandes contribuyentes, para los cuales el vencimiento para la presentación de la respectivas declaración y pago de la primera cuota inicia el 10 de abril y va hasta el 08 de mayo, mientras que el pago de la segunda inicia el 07 de julio y va hasta el 21 de julio. La no presentación de la declaración o su presentación y no pago entre otros escenarios, facultará a la autoridad tributaria para iniciar el trámite sancionatorio respectivo en contra del contribuyente.

Aquellas personas jurídicas y entidades que sean constituidas con ley extranjera pero que tengan su sede efectiva de administración en Colombia y que posean sucursales de persona jurídica extranjera en Colombia, deberán presentar una única declaración tributaria.

 2.3. Impuesto de Industria y Comercio

Al ser un impuesto del orden municipal, el ICA se debe presentar y pagar de acuerdo a cada municipio en el cual la persona jurídica o natural, desarrolló su actividad comercial o económica, ya que cada municipio establece las fechas en las cuales se debe presentar la respectiva declaración (obligación formal) y realizar el pago (obligación sustancial), del respectivo periodo o año gravable.

3. Sociedades Vigiladas por la Superintendencia de Sociedades

De conformidad con el Decreto 1074 de 2015, Artículo 2.2.2.1.1.1 y siguientes, estarán sometidas a vigilancia por esta Superintendencia aquellas sociedades cuyos activos o ingresos totales al 31 de diciembre sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV, dicha vigilancia iniciará el primer día hábil de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable, por lo que la sociedad vigilada deberá pagar la contribución y cumplir con las siguientes obligaciones:

3.1. Presentación de Estados Financieros con Documentos Adicionales e Informe 42 Prácticas Empresariales

La Circular Externa 100-000012 del 22 de noviembre de 2022, estableció el grupo de obligados, los plazos y la forma en la que se debe presentar la información financiera y otros documentos para los siguientes entes que cumplan alguno de los siguientes supuestos:

• Sociedades o Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control.
• Sociedades o Entidades Empresariales en inspección mediante acto administrativo.
• Sociedades o Entidades Empresariales en acuerdo de reestructuración, reorganización abreviada o reorganización.
• Sociedades o Entidades Empresariales que adelanten proceso de liquidación judicial, liquidación judicial simplificada o liquidación por adjudicación.
• Sociedades o Entidades Empresarial que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha o se encuentran en liquidación voluntaria.

Los obligados deberán presentar los Estados Financieros 2022 con la siguiente documentación adicional:

• Certificación firmada por el representante legal, contador y revisor fiscal.
• Informe de gestión del administrador que será presentando a la asamblea de accionistas.
• Dictamen del revisor fiscal.
• Notas explicativas de los estados financieros de propósito general con las revelaciones.
• Copia del extracto del acta de la reunión en la cual se aprobaron o no se aprobaron los Estados Financieros 2022 y el informe de gestión.

Los plazos para la presentación de los Estados Financieros van desde el 11 de abril hasta el 9 de mayo de 2023, tomando los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el digito de verificación (DV).

En el caso de los documentos adicionales, estos se deberán enviar en los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha límite en la cual se debieron haber presentado los Estados Financieros y para el envió de la copia del extracto de acta en la cual se aprobaron los estados financieros y el informe de gestión, la fecha máxima para su envío será hasta el 30 de mayo de 2023.

Aquellas Entidades Empresariales que deban presentar estados financieros consolidados o combinados, tendrán plazo hasta el 31 de mayo de 2023 para su envió.

3.2. Presentación del Informe 42, Prácticas Empresariales

Las Sociedades o Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control por la Superintendencia de Sociedades, deberán presentar el informe 42 correspondiente al año 2022, entre el 16 y el 30 de mayo de 2023, de acuerdo a los dos últimos dígitos del NIT sin incluir el dígito de verificación.

No estarán obligadas a presentar el Informe 42, aquellas Sociedades o Entidades Empresariales que:

• Estén en estado de inspección.
• Sean sucursales de sociedades extranjeras.
• Estén en liquidación (judicial simplificada, obligatoria, judicial, voluntaria).
• Estén en reorganización o reorganización abreviada.
• Estén en restructuración.
• Estén en concordato.
• Entidades que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2022.
• Pertenezcan del Grupo 3 NIIF que aplican contabilidad simplificada.

4. Programa de Ética y Transparencia Empresarial (PTEE) y Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y de Financiamiento del Terrorismo (SAGRILAFT)

4.1. Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

Por medio de la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 se modificó integralmente el ámbito de aplicación de este programa, quedando obligados a implementarlo las sociedades o empresas que cumplan con alguno de los siguientes criterios:

• Sociedades Vigiladas que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales iguales o superiores a 100 SMLMV; y al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV.
• Empresas que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hayan celebrado directa o indirectamente contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMLMV, y a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV.
• Empresas que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMLMV; y pertenezcan a alguno de los siguientes sectores: Farmacéutico, Infraestructura y Construcción, Manufacturero, Minero Energético, Tecnologías de Información y Comunicaciones, Comercio de Vehículos, sus partes, piezas y accesorios y actividades auxiliares de servicios financiero, y que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV o tenido activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV.

Las entidades obligadas tendrán plazo hasta el 31 de mayo del año siguiente para implementar y adoptar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, adicionalmente se deberá enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo, informando la calidad de Entidad obligada. 

4.2. Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y de Financiamiento del Terrorismo (SAGRILAFT)

Por medio de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, se modificó integralmente el presente programa, el cual estableció la obligatoriedad de adopción e implementación en las siguientes empresas o sociedades:

• Empresas vigiladas o controladas que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales o tengan activos iguales o superiores a 40.000 SMLMV.
• Empresas del sector de agentes inmobiliarios, vigiladas o controladas, que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones relacionados con dicha actividad con cuantías iguales o superiores a 100 SMLMV y que hayan obtenido ingresos totales o superiores a 30.000 SMLMV.
• Empresas de los siguientes sectores, comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, servicios jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de ingeniería civil, que sean vigiladas o controladas y que hayan obtenido ingresos totales o superiores a 30.000 SMLMV.
• Empresas de servicios de activos virtuales que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales o superiores a 3.000 SMLMV o tengan activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
• Sectores de supervisión especial o regímenes especiales, pero solamente cuando cumplan con los requisitos establecidos para su respectivo sector, en esta categoría encontramos a las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC), las Sociedades Operadoras de Libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, las sociedades que lleven a cabo Actividades de Mercadeo Multinivel, los fondos ganaderos, las sociedades que realizan actividades de factoring vigiladas por la Superintendencia de Sociedades.

El diseño e implementación del SAGRILAFT deberá ser asumido por cada empresa obligada, quien deberá presentarlo para la aprobación de la Junta Directiva o la Asamblea de Accionistas; adicionalmente se debe designar un Oficial de Cumplimiento quien participará en el procedimiento de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT.

Las empresas obligadas tendrán plazo hasta el 31 de mayo del año siguiente para implementar y adoptar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y de Financiamiento del Terrorismo.

5. Informe 50 Prevención del Riesgo LA/FT/FPADM, Informe 52 Transparencia y Ética Empresarial e Informe 58 Oficiales de Cumplimiento SAGRILAFT

5.1. Informe 50 Prevención del Riesgo LA/FT/FPADM

Las Sociedades que estén obligas a cumplir con lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, deberán diligenciar y presentar el Informe 50 Prevención del riesgo de LA/FT/FPADM. Este informe de carácter obligatorio, deberá ser enviado en el mes de mayo[1] atendiendo a los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el digito de verificación, de la Sociedad o Entidad obligada.

5.2. Informe 52 Transparencia y Ética Empresarial

Las Sociedades vigiladas o empresas que hayan cumplido con los criterios, deberán diligenciar y presentar el informe 52 Transparencia y Ética Empresarial. Este informe, de carácter obligatorio, deberá ser enviado a finales de mayo y principios de junio[2], atendiendo a los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el digito de verificación, de la Sociedad o Entidad obligada.

5.3. Informe 58 (Oficiales de Cumplimiento SAGRILAFT)

Aquellas Sociedades obligadas a cumplir con lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, deberán diligenciar el Informe 58 Oficiales de Cumplimiento SAGRILAFT. Este informe se debe diligenciar y enviar dentro de los quince (15) días siguientes hábiles al nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento, con los documentos adicionales requeridos.

6. Política de Tratamiento de Datos Personales y Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

6.1. Política de Tratamiento de Datos Personales

Las Sociedades que realicen tratamiento de datos personales (por sí mismas o en asocio con un tercero) o decidan sobre la base de datos y su tratamiento, deben implementar y divulgar la Política de Recolección, Tratamiento y Protección de Datos, la cual deberá informar las finalidades de las bases de datos de acuerdo con la autorización que haya sido otorgada por el titular(es) de la información.

6.2. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y Actualización 

Aquellas personas naturales o jurídicas que tengan bases de datos que contengan datos cuyo tratamiento se realice en Colombia y que tengan activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán registrar dichas bases de datos dentro de los 2 meses siguientes a la creación de la base de datos.

De igual forma, los responsables del tratamiento de datos deberán actualizar la información almacenada en las bases de datos en el registro Nacional de Bases de Datos, teniendo como fecha límite el 31 marzo de cada año, así mismo deberá actualizar dicha información cuando ocurran cambios sustancias en la información registrada, reclamos presentados por titulares o cuando haya incidentes de seguridad.

6. Beneficiarios Finales

Se entiende por Beneficiarios Finales a las personas naturales que poseen, controlan, directa o indirectamente a un cliente y/o persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción, de igual forma serán Beneficiarios Finales las personas naturales que ejercen control efectivo y/o final, directa o indirectamente sobre una persona juridica o estructura jurídica sin personería juridica.[3]

Los obligados a reportar sus Beneficiarios Finales serán: 

• Todas las personas jurídicas y todas las estructuras jurídicas o asimilas sin personería jurídica, con o sin ánimo de lucro
• Establecimientos permanentes y sucursales
• Mandatarios en Colombia de empresas extranjeras
• Estructuras Sin Personería Juridica (Ejem. Contratos de colaboración conocidos o no tan conocidos, Consorcios, Uniones Temporales, Joint Ventures, entre otros)
• Entes jurídicos extranjeros que tengan bienes poseídos en Colombia que sean superiores al 50% del total de su activo.

A su vez no serán sujetos obligados a reportar sus beneficiarios finales las Cancillerías, Embajadas o cuerpos diplomáticos o consulares, organizaciones internacionales acreditados en Colombia y las Entidades 100% públicas.

Serán Beneficiarios Finales de las personas jurídicas:

1. Las Personas naturales que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%) o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica.
2. Las Personas naturales que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, por cualquier otro medio diferente al numeral anterior.
3. El representante legal o la persona natural de mayor jerarquía sino es posible identificar algún beneficiario final en los anteriores casos.

La información inicial deberá ser suministrada, para entidades con o sin personería juridica creadas con anterioridad al 31 de mayo de 2023, a más tardar el 31 de Julio de 2023, y para las entidades con o sin personería juridica, constituida o creadas a partir del 01 de junio 2023, deberán suministrar la información en los 2 meses siguientes a la incripcion en el RUT o la inscripción en el SIESPJ.[5]

El contenido del Registro Unido de Beneficiarios Finales (RUB), deberá indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus Beneficiarios Finales:

1. Tipo de documento
2. Número de identificación y país de expedición
3. Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición
4. Nombres y apellidos
5. Fecha y país de nacimiento
6. País de nacionalidad
7. Ubicación, país de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico
8. Criterios de determinación del beneficiario final
9. Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica
10. Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar
11. Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición
12. Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir condición.

La actualización del RUB se debe hacer el primer (1) día de enero, abril, julio, octubre, en los casos que haya modificaciones en la información suministrada en el RUB.

El suministro de la información debe hacerse a través de los sistemas de la DIAN, realizando primero la actualización del RUT agregando la Responsabilidad 55 en la Casilla 53 (Informante Beneficiarios Finales). Una vez se hace esto el sistema habilitará en el menú desplegable del servicio electrónico la opción de Registro Único de Beneficiarios Finales, opción Reportar Información.

El sistema permite cargar la información de manera masiva o individual.

Si se hace el cargue de manera individual, el sistema solicitará la información de la sociedad y el beneficiario final, posterior esto se carga la información y se firma, de lo cual se generará el Formato 2687 que es el formato de resultado y con esto se entenderá cumplida la obligación de reportar.

Si se hace el cargue de información de manera masiva se deberá ingresar a la página web https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Prevalidadores.aspx y descargar el prevalidador 2688 dispuesto por la DIAN.

Una vez descargado se diligencia la información del archivo y se presenta por la opción de Presentación de Información por Envió de Archivos, pero en este evento solo se entenderá cumplida la obligación si en el reporte de consulta de envíos aparece el reporte de envió del 2688 y posterior a esto, en las novedades de reporte de beneficiarios finales, se verifica que la solicitud de carga de información fue exitosa, contestando la última pregunta que hace el sistema.

Si el obligado no suministra la información, la suministra de manera errónea o incompleta y/o no la actualiza, se le aplicarán las sanciones contempladas en el Articulo 658-3 del Estatuto Tributario.

LABORAL:

• Dotación. antes del 30 de abril, 31 de agosto y el 20 de diciembre de cada año, el empleador debe proporcionar una dotación de un par de zapatos y un vestido de trabajo a aquellos trabajadores que devengan hasta dos veces el salario mínimo legal mensual vigente y que han sido empleados durante al menos 3 meses.

• No olvide que fruto de la declaratoria de exequibilidad del Decreto 558 de 2020, el Decreto 376 de 2020 (los aportes de pensiones de abril y mayo de 2020) deben completarse dentro de los 36 meses siguientes al 1 de junio de 2021. No se confíe en que tiene plazo hasta el 2024, planee el pago oportuno, en especial si tiene una alta rotación de personal.
• Cesantías – 14 de febrero
• Intereses de cesantías – 31 de enero
• Prima de junio y diciembre
• Día de la familia, 1 por cada semestre
• Informe al SENA. La sociedad debe establecer de acuerdo con los parámetros legales, la cuota de aprendices con las que debe contar y vincularlos o monetizar la cuota. Así mismo, debe informar al Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, en los 10 primeros días hábiles de julio y enero o de marzo y septiembre cualquier variación en la nómina de los empleados que incida en el número mínimo de aprendices que le corresponden a la sociedad.
• Salas de lactancia. Los empleadores con capital superior a 1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes o con más de 50 trabajadoras, deben adecuar un espacio digno en sus instalaciones para que las trabajadoras en período de lactancia puedan extraer leche materna durante la jornada laboral, bajo normas técnicas de seguridad, para luego transportarla al hogar. 
• Registro RUTEC. El registro de extranjeros en el RUTEC del Ministerio de Trabajo es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del sector público y las empresas del sector privado que vinculen o contraten personal extranjero dentro del territorio colombiano. La inscripción en el RUTEC se deberá realizar en un plazo no mayor a 120 días calendario siguientes a la celebración del contrato o desde la vinculación del trabajador extranjero.
• Registro SIRE. Es  el  medio  electrónico  implementado  por  parte  de  la  Unidad Administrativa  Especial  Migración  Colombia para  realizar  los reportes de vinculación, contratación, empleo, admisión, matrícula, desvinculación,  retiro,  ingreso,  alojamiento  y  hospedaje,  atención médica  de  urgencias  y  realización  de  espectáculos  artísticos, culturales o deportivos de ciudadanos extranjeros en Colombia vinculados bajo cualquier  modalidad. El  plazo  para  reportar  la vinculación y la desvinculación es de quince (15) días calendario, contados a partir del inicio del contrato o de la finalización de las labores, según corresponda. 

[1] Fechas pendientes por definir por la Superintendencia de Sociedades

[2] Fechas pendientes por definir por la Superintendencia de Sociedades

[3] Artículo 631-5 del Estatuto Tributario

[4] Articulo 12 y 13 Resolución 0000164 de 2021

[5] Resolución 001240 de 2022 Articulo 1