Por Eric Duport Jaramillo
¿Qué dirían los miembros de su junta directiva si les informaran que a partir del nuevo período de reuniones se llevará a cabo una evaluación de este órgano de gobierno? Aunque eso suene extraño en compañías pequeñas o medianas, esta es una de las principales prácticas de gobierno corporativo, en grandes empresas, para medir el desarrollo eficiente del que es considerado como el corazón de la organización.
¿Si a la junta directiva le corresponde evaluar al gerente, entonces a quién le corresponde evaluar a la junta? Esta pregunta se ha resuelto a través de la definición de una verdadera política que establezca los mecanismos para que este órgano opere de una manera eficiente y productivo. Por lo tanto, los mismos directores tendrán la responsabilidad de autoevaluarse y de buscar un mecanismo externo que permita retroalimentar su funcionamiento sobre criterios previamente definidos. A continuación, presentaremos algunos de los puntos que se tendrán en cuenta en la evaluación:
- Evaluación sobre funcionamiento: se revisará el cumplimiento de los objetivos planteados por la junta, la puntualidad, asistencia y participación de sus miembros. Así mismo, el cumplimiento de sus obligaciones legales y estatutarias.
- Evaluación sobre la información y las actas: para poder evaluar esto, es necesario que previamente los miembros de la junta hayan definido qué tipo de información quieren recibir, con cuánta anticipación y en qué formato. Así mismo, ponerse de acuerdo sobre el contenido, forma de las actas y cuadros de tareas.
- Evaluación sobre condiciones de las reuniones: estas deben hacerse en espacios adecuados para garantizar tranquilidad y concentración a sus miembros. En ese sentido, los apoyos tecnológicos, la comodidad y algunos otros elementos necesarios para permitir reuniones eficientes, reduciendo cualquier elemento de distracción.
- Evaluación de los comités de apoyo: el buen funcionamiento de los comités de junta garantiza que los temas estratégicos lleguen con un análisis previo por parte de personas expertas, logrando pérdidas importantes de tiempo y mejorando los sistemas de información para la junta.
- Evaluación del presidente y del secretario de la junta: Si hablamos de juntas profesionales, entendemos que el presidente no es la persona más poderosa sino el líder natural de la junta. En ese sentido, al evaluar al presidente estamos verificando que este órgano tenga un funcionamiento óptimo y que cumpla con su función orientadora y estratégica en la empresa. Así mismo, deberá analizar la competencia del secretario para cumplir sus funciones de manera profesional, garantizándole conocimiento y seriedad al desarrollo de la reunión.
- Evaluación de los compañeros de la junta: la responsabilidad del miembro de la junta no es únicamente asistir a las reuniones. Debe preparase previamente a cada reunión analizando la información, participando en los comités y aportando sus opiniones en la junta. Nuestra percepción sobre la responsabilidad de nuestros colegas, será un criterio importante en este proceso de evaluación.
- Autoevaluación: si me considero un miembro profesional de junta directiva, debo tener la capacidad de evaluar si mis competencias y mi participación le están generando un valor agregado a la empresa y al mismo órgano.
Estos son solo algunos de los criterios que deberán tenerse en cuenta al momento de establecer un mecanismo de evaluación de la junta directiva. El mismo podrá realizarse desde la presidencia de la junta, diseñando una encuesta que podrá ser tabulada por el comité de gobierno corporativo quien presentará los resultados a la junta, o por un consultor externo que apoye este proceso hasta que este órgano tenga la dinámica necesaria para realizarlo internamente.
Este proceso se realiza con la convicción de que lo que no se evalúa, no es susceptible de mejorar. Además, ¿cómo poder explicar que las personas que asisten a la junta y que devengan unos honorarios por ello, no puedan ser evaluados?
Este sistema no se monta de la noche a la mañana, menos en empresas pequeñas que están en proceso de profesionalización de sus juntas. Para empezar, recomiendo dedicar al menos cinco minutos al final de cada reunión para evaluar la reunión que termina. Esa información es muy valiosa para todos los miembros, en especial para el presidente y el secretario de la junta.
eduport@duportabogados.com
Imagen tomada de: http://blog.tiching.com/optimizando-la-forma-de-evaluar/
